Styreinstruks for Stiftelsesforeningen

Fastsatt av styret 7. desember 2023.

1. Formålet med styreinstruksen er å definere styrets oppgaver og ansvar, samt å gi retningslinjer om administrative funksjoner og plikter.

2. Årsmøte er foreningens øverste organ. Styret er foreningens øverste ledelse mellom årsmøtene.

3. Styrets hovedoppgave er å påse at foreningens:

• Formål realiseres
• Virksomhet styres etter vedtatte budsjetter, og strategi- og handlingsplaner
• Behandle saker som naturlig hører inn under styrets ansvar
• Føre tilsyn med daglig leder og foreningens virksomhet ellers

4. Styret skal sørge for en forsvarlig og hensiktsmessig organisering og drift av foreningen.

5. Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges og behandles skriftlig eller på annen betryggende måte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Deltar hverken styrets leder eller nestleder, velger styret en leder for det aktuelle styremøtet.

Styremøtene ledes av styrets leder.

Styret er beslutningsdyktig når minst tre av styremedlemmene er til stede, inklusive styrets leder eller nestleder.

6. Styrets leder skal sørge for behandling av saker som hører inn under styret og er ansvarlig for å kalle inn til styremøter.

Det avholdes normalt fem ordinære styremøter pr. år. Dato for ordinære styremøter fastsettes for ett år av gangen.

Ekstraordinære styremøter kan innkalles med minst én ukes varsel, men styret kan kalles inn på kortere varsel dersom en sak krever raskere styrebehandling.

Dersom ingen av styremedlemmene har innvendinger, kan sakkyndige bli innkalt til styremøtene.

Sakspapirene skal sendes styremedlemmene en uke før møtet.

7. Det skal føres protokoll fra styremøtene. Protokollen skal minst angi tid, sted, sakene, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger.

Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot.

Styremedlem, eller daglig leder som ikke er enig i styrets beslutning, kan kreve sitt syn innført i protokollen.

Protokollen skal underskrives av alle de styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Øvrige styremedlemmer underskriver på at de er kjent med innholdet i protokollen. Protokollen godkjennes i neste styremøte.

8. Basert på overordnende målsetninger skal foreningen utarbeide en årlig handlingsplan.

9. Stiftelsens styre skal opptre uavhengig og ikke anse seg bundet av andre hensyn enn hensynet til foreningens formål.

10. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av saker som har særlig betydning for vedkommende eller nærstående av styremedlemmet.

11. Samtlige styremedlemmer har taushetsplikt om interne forhold og saker som det ikke er naturlig at sirkuleres utenfor styret.